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香典帳、芳名帳や会葬カードとは通夜、葬儀、告別式などに参列して頂き、香典を頂戴した方のお名前、ご住所、電話番号などを記載したものになります。
香典返しの手配をするにあたっては、「誰からいくら香典をもらったか？」「香典の他にもらったものはあるか？」「葬儀を手伝ってもらったりした方はいるか？」
などをあらかじめ整理しておく必要があります。
そのリストを整理した上で、頂いた香典の金額の半額から三分の一程度の品物を忌明けとなる四十九日（または三十五日）後に届くようにお返しするようにします。
香典帳の整理は件数が多い場合は特に大変です。
その上「住所が書いてない方」「住所は書いてあるが番地などが書いてない」ケースも結構あります。
その場合には「その方のご住所がわかる親戚、友人、知人に聞いてみる」「故人宛にもらった年賀状の住所を確認してみる」
などの方法がありますが、とにかく時間がかかってしまうものです。
大切な方が亡くなり、気持ちの整理も付いていないこともあるかと思います。
また亡くなったのが一家の大黒柱の場合、名義の変更手続きも大変かと思います。
ただ四十九日は思っていた以上にすぐに来てしまうものですので、葬儀を済ませて落ち着いたら早めに香典帳の整理をするようにしましょう。
香典帳の整理は一度にはなかなかできませんので、その場合にはエクセルを使用して整理していくのが便利です。
エクセルを使えば、自分のペースで名前や住所、香典金額をその都度入力していけば良いですし、後で修正も楽にできます。
香典返しを宅配にて送る際に、電話番号がわからない場合もあります。
その場合でも住所が番地まできちんと記載（アパートやマンションの場合は部屋番号まで記載）があれば、
宅配会社もだいたいは配達することができますので、どうしても電話番号がわからない場合はそのまま送るようにしましょう。
また誰かに預かってきてもらった香典の場合など、住所も電話番号も記載がなくお名前しかわからない場合もあります。
お名前しかわからず確認もすることが難しい場合には、その香典を預かってきた代表の方宛にお返しをまとめてお送りして、その方からお渡ししていただくこともあります。
どうしても住所の確認が取れない場合には、その方以外で先に香典返しを手配して、住所の確認が取れた方は別途後で手配する方法もあります。
いずれにしても香典返しは忌明け後にすみやかに送るようにしましょう。
香典帳、芳名帳や会葬カードを整理して、「名前」「住所」「電話番号」「香典金額」「香典の他に頂いたもの（供花や弔電、お供えなど）」「備考欄（葬儀などでお世話になった方を記載）」を
取りまとめたら、エクセルの「ソート機能」又は「並べ替え機能」を利用して、「香典金額別」に並び替えをしましょう。
香典金額別に並び替えが終わったら、香典金額ごとに何種類かのグループを作って、お返しの商品を選んでいくようにします。
香典以外にも頂いたものがある場合や葬儀などを手伝ってもらいお世話になった方にはその分を加味してお返しするようにします。
そこまでリストをまとめることが出来たら、それで専門のギフトショップに香典返しを注文すれば良いですが、
そのリストをそのまま使用できればそれがベストですし、そのギフトショップのフォーマットがあるようでしたら、それに合うように加工して注文すればよいでしょう。
件数が多い場合には、エクセルファイルで注文できるギフトショップを選べが手配が楽になります。
作成した香典返しのリストは今後、リストに載っている方へ香典をお返しする際の金額の参考になりますし、一周忌以降の参列者の取りまとめなどに必要となりますので、
大切に保存しておくようにしましょう。
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