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葬儀、通夜・告別式においては、参列者から香典をいただきますが、それに対してお返しをする必要があります。 香典返しをその場でお渡し（香典返しの即日返し）する場合もありますが、高額の香典を頂いた場合、香典返しの即日返しを行わない場合には、 忌明け後に、香典返しをするのが一般的となります。葬儀当日は、故人の訃報を何らかの形で知った方がお越しになるため、 場合によっては、喪主や遺族がまったく知らない方もいらっしゃる場合があります。 喪主は葬儀後に、香典袋と芳名帳をもとに、香典帳を作成して、香典返しの準備をするようにします。
葬儀の参列者に専用の端末に入力してもらう自動受付システムなどを採用している葬儀場を除いて、 通常は芳名帳は、参列者が手書きで記入して受付をするのが一般的となります。 そのため、達筆の方、急いで記入してうまく書けなかった方、高齢で文字を書くのがうまくいかない方などについては、 芳名帳をみても、正確な内容が確認が出来ない場合があります。 住所については、途中までは正確に書いてあっても、番地、マンション名、部屋番号などの記載がない場合もあります。 住所の確認方法としては、年賀状のやり取りのある方でしたら、それで確認することができます。 また親族でその方のことをよくご存じの方がいれば、聞いてみるという方法もあります。
名前については、住所ほどわからないということは少ないかもしれませんが、「名字のみ」で芳名帳に記入される方は下のお名前がわからないことがあります。 これも年賀状やその方のことをよく知ってそうな方に聞いてみるのが方法としてあります。 品物を宅配便などで送る場合、「住所が不完全な場合」は品物が届かないケースが多々ありますが、 住所が合っていれば、「名字のみ」でしたら、届く場合が結構あります。 そのため、どうしても「下のお名前」がわからない場合には、「名字のみ」宛でまずは送ってみるという方法もあります。
香典返しについては、忌明けとなる49日（地域によっては35日）後に、お返しするのが一般的となります。 地域、宗教、宗派によっては、忌明け前にお返しを済ませる場合もあります。 香典返しの品物は、喪主（遺族）が直接手渡しでお渡しするのが丁寧ですが、場所的・日程的なこともあり、 宅配便で送る方が多い傾向にあります。（場所が遠い、何件も渡しに行く時間がないなど） 宅配便で送る場合には、自分で宅配会社へ行って送るのも良いですが、通常は香典返しの品物を依頼したお店に配送までお願いすると便利です。 香典返しに適した「のし紙」「挨拶状」、品物を送るタイミングなど、よくわからない場合には、慶弔ギフトの専門店を利用してみるとよいでしょう。
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